Zastanawiasz się, czym dokładnie jest “akredytacja”? To termin często używany przy rozmowach o jakości, kompetencji i zaufaniu, ale jego znaczenie nie zawsze jest jasne. W prostych słowach, akredytacja to oficjalne potwierdzenie przez uprawnioną instytucję, że dany podmiot, np. laboratorium, jednostka certyfikująca czy inspekcyjna, potrafi dobrze wykonywać określone zadania. Można to traktować jak znak jakości, który mówi innym, że wyniki pracy danej firmy czy instytucji można uznać za wiarygodne. Akredytacja polega na sprawdzeniu przez niezależną stronę trzecią, czy procedury, pracownicy i sprzęt spełniają określone wymagania. Słowo pochodzi z języka francuskiego (‘accréditer’), co znaczy ‘upoważnić’ – i tak właśnie działa akredytacja, bo daje uprawnienia po przejściu odpowiedniej kontroli.
Akredytacja – co to jest?
Wyjaśnienie terminu akredytacja
Akredytacja, choć może wydawać się trudna, polega na oficjalnym sprawdzeniu i potwierdzeniu umiejętności danej jednostki. Według polskiej normy PN-EN ISO/IEC 17000:2006, akredytacja to “potwierdzenie przez stronę trzecią kompetencji jednostki oceniającej zgodność, by wskazać, że może ona wykonywać określone zadania w zakresie oceny zgodności”. Czyli to niezależna kontrola, która gwarantuje, że dana jednostka umie i robi to, co obiecuje, zgodnie z ustalonymi standardami.
Nie jest to coś, co zdarza się tylko raz. Akredytacja wiąże się z regularnym sprawdzaniem działalności i jakości usług świadczonych przez akredytowany podmiot. Ma na celu dbanie, by poziom usług ciągle był wysoki. Słowo “akredytacja” może też oznaczać coś innego, np. w dyplomacji, gdzie odnosi się do oficjalnego przedstawiciela kraju, ale tutaj skupiamy się na akredytacji dotyczącej badań, certyfikacji i inspekcji.
Po co jest akredytacja?
Akredytacja ma spore znaczenie, bo wpływa na wiele osób i firm. Najważniejsze zalety to budowanie zaufania i pewności. Gdy laboratorium, jednostka certyfikująca czy inspekcyjna ma akredytację, klienci mogą być pewni, że wyniki badań czy certyfikaty są rzetelne, obiektywne i zgodne z ważnymi standardami. To zmniejsza ryzyko złej jakości usług.
Akredytacja jest też wymogiem w wielu przetargach, umowach albo regulacjach prawnych – wtedy tylko jednostki mające akredytację mogą działać w danym obszarze. Dla firm daje to nowe możliwości i zwiększa szanse na rozwój. Klient zyskuje pewność, że korzysta z usług kompetentnego partnera.
| Bez akredytacji | Z akredytacją |
|---|---|
| Brak oficjalnej weryfikacji | Potwierdzona kompetencja |
| Mniejsze zaufanie rynku | Większe zaufanie klientów |
| Ograniczony udział w przetargach | Możliwość startów w ważnych postępowaniach |
| Brak gwarancji norm | Przestrzeganie międzynarodowych norm |
Kto przyznaje akredytację w Polsce?
Polskie Centrum Akredytacji (PCA)
W naszym kraju jedyną instytucją, która zajmuje się akredytacją w zakresie oceny zgodności, jest Polskie Centrum Akredytacji (PCA). Można powiedzieć, że jest to najważniejszy urząd odpowiedzialny za kontrolę jakości w Polsce. PCA rozpoczęło działalność 1 stycznia 2001 roku, żeby oddzielić nadawanie akredytacji od wystawiania certyfikatów – dzięki temu wszystko jest bardziej niezależne.
PCA weryfikuje firmy, które starają się o akredytację, a później regularnie je kontroluje poprzez audyty. Przyznaje akredytację, między innymi, laboratoriom badawczym, laboratoriom wzorcującym, laboratoriom medycznym, jednostkom certyfikującym systemy czy wyroby, jednostkom inspekcyjnym oraz weryfikatorom EMAS i GHG. Przepisy i normy, na których opiera się PCA, np. PN-EN ISO/IEC 17011, są bardzo wymagające, co daje pewność, że system działa poprawnie.
Inne organizacje
PCA jest jedynym takim organem w swoim zakresie, ale w nauce, a dokładniej w szkolnictwie wyższym, również jest stosowana akredytacja. Tutaj zajmuje się tym Polska Komisja Akredytacyjna lub komisje branżowe. W tym przypadku sprawdzana jest możliwość uczelni do prowadzenia studiów na wybranych kierunkach. Ta akredytacja jest cykliczna – uczelnie są kontrolowane co kilka lat, by była pewność co do jakości nauczania. Dlatego też możemy mówić o dwóch rodzajach akredytacji: technicznej (PCA) i edukacyjnej (np. Polska Komisja Akredytacyjna).
Rodzaje i zakresy akredytacji
Akredytacja laboratoriów, certyfikujących i inspekcyjnych
Główne typy jednostek, którym przyznaje się akredytację w Polsce, to laboratoria, jednostki certyfikujące oraz jednostki inspekcyjne. Ich zadania są dość różne, ale wszystkie dbają o bezpieczeństwo i wysoką jakość produktów oraz usług.
- Laboratoria badawcze – prowadzą testy i analizy różnych materiałów, produktów czy zjawisk (zgodnie z ISO/IEC 17025).
- Laboratoria wzorcujące – kontrolują dokładność sprzętu pomiarowego przez ustalanie, czy wskazania są prawidłowe w odniesieniu do wzorców.
- Jednostki certyfikujące – wydają certyfikaty zgodności dla produktów, systemów zarządzania (np. ISO 9001) lub osób potwierdzając ich jakość.
- Jednostki inspekcyjne – przeprowadzają kontrole zgodności na miejscu u klienta, sprawdzając, czy wszystko działa jak należy.
Co obejmuje zakres akredytacji?
Akredytacja zawsze dotyczy konkretnych działań lub usług. Zakres akredytacji to dokładna lista tego, w czym dana jednostka została uznana za kompetentną. Na przykład laboratorium może mieć akredytację tylko do badań wody, a nie do badań żywności. Zakres akredytacji jest wymieniony w załączniku do certyfikatu akredytacji, który dokładnie określa możliwe działania.
Są przypadki, gdy firmy rozszerzają zakres akredytacji, gdy wdrażają nowe usługi, lub też go ograniczają. Zawsze trzeba sprawdzić, czy usługa, na której Ci zależy, jest ujęta w aktualnym zakresie – to można łatwo zweryfikować w dokumentach akredytacyjnych albo w rejestrze PCA.
Jak uzyskać akredytację?
Kroki w procesie akredytacji
Proces zdobywania akredytacji jest dość rozbudowany i składa się z kilku etapów:
- Złożenie wniosku do PCA wraz z wymaganymi dokumentami.
- Wstępna ocena formalna oraz wyznaczenie zespołu oceniającego.
- Szczegółowa analiza dokumentów systemowych i inspekcja na miejscu, gdzie eksperci PCA sprawdzają kwalifikacje personelu, sprzęt oraz dokumentację.
- Przygotowanie raportu przez zespół oceniający.
- Decyzja PCA o przyznaniu akredytacji lub podjęciu innych działań.
Dokumenty i wymagania
Aby rozpocząć starania o akredytację, jednostka musi przedstawić:
- System zarządzania zgodny z odpowiednimi normami (np. ISO/IEC 17025 albo ISO/IEC 17065).
- Księgę jakości oraz procedury i instrukcje związane z wykonywaną działalnością.
- Potwierdzenie szkoleń, serwisowania sprzętu, wyników badań biegłości lub dokumentacji z certyfikacji.
- Listę sprzętu pomiarowego, który musi być regularnie sprawdzany i kalibrowany.
Wszystko to jest szczegółowo oceniane przez PCA przed podjęciem decyzji.
Dokumenty związane z akredytacją i symbole
Certyfikat akredytacji
Po pozytywnym przejściu procesu oceny, jednostka dostaje certyfikat akredytacji. Ten dokument potwierdza, że instytucja spełnia wymagania akredytacyjne i jest uprawniona do wykonywania określonych działań. Certyfikat wystawia PCA na 4 lata, ale co roku organizacja jest sprawdzana podczas tzw. oceny nadzorczej.
Na certyfikacie akredytacji znajduje się unikatowy numer (np. AB 001 dla laboratorium czy AC 001 dla certyfikatora), dzięki któremu można łatwo sprawdzić jednostkę w rejestrze akredytowanych. Ten dokument jest ważny dla klientów i potwierdza rzetelność firmy.
Znak akredytacji
Wraz z certyfikatem, firma może używać znaku akredytacji – specjalnego symbolu, często z logo PCA i unikalnym numerem (np. na sprawozdaniach, certyfikatach czy świadectwach inspekcji). Logo akredytacji pokazuje, że dane wyniki zostały uzyskane w zakresie akredytacji i podlegają kontroli. Jeśli znak akredytacji nie widnieje na dokumencie, znaczy to, że dana usługa nie była akredytowana. Sprawdzając logo, klient może łatwo upewnić się co do wiarygodności dokumentów.
| Dokument | Czy zawiera znak akredytacji? | Znaczenie |
|---|---|---|
| Certyfikat akredytacji | Tak | Potwierdzenie uprawnień |
| Sprawozdanie z badań | Prawidłowo – tak | Badanie wykonane w zakresie akredytacji |
| Dokument bez logo akredytacji | Nie | Usługa poza akredytacją |
Jak sprawdzić, czy firma ma akredytację?
Rejestr akredytowanych jednostek PCA
Aby sprawdzić, czy dana organizacja posiada aktualną akredytację, wystarczy wejść na oficjalną stronę Polskiego Centrum Akredytacji i skorzystać z wyszukiwarki online. Znajdziesz tam wszystkie aktywne akredytacje, a także jednostki, którym została ona cofnięta lub zawieszona. Wyszukiwarka umożliwia znalezienie firmy po nazwie, numerze akredytacji lub rodzaju działalności.
Dlaczego należy sprawdzać akredytację?
Sprawdzenie statusu akredytacji pomaga mieć pewność, że usługi świadczy firma kontrolowana przez niezależny urząd i spełniająca wysokie wymagania. To daje większe bezpieczeństwo – szczególnie, jeśli chodzi o ważne badania, oceny czy certyfikaty. Usługi firm z akredytacją są mniej narażone na błędy, co oznacza mniejsze ryzyko strat finansowych czy problemów prawnych.
Jednostki z cofniętą lub zawieszoną akredytacją
W rejestrze PCA można też sprawdzić, czy jakaś jednostka ma zawieszoną lub odebraną akredytację – dzieje się tak, na przykład, po wykryciu poważnych błędów podczas audytu. Takie informacje są dostępne publicznie. Usługi firm o takim statusie wiążą się z ryzykiem. Dokumenty wydane po cofnięciu lub zawieszeniu akredytacji mogą być nieuznawane.
Korzyści z akredytacji
Zaufanie i pewność
Największą zaletą akredytacji jest zwiększenie zaufania do firmy lub instytucji akredytowanej. To dowód dla klientów, że mają do czynienia z kompetentnym partnerem, który działa niezależnie i zgodnie z uznanymi zasadami. Firmie daje to renomę, a klientom poczucie bezpieczeństwa.
W wielu branżach, jak badania żywności czy leków, akredytacja jest ważna, bo gwarantuje, że wyniki mają wpływ na zdrowie i bezpieczeństwo ludzi.
Uznanie w Polsce i za granicą
Akredytacja sprawia, że wyniki oceny zgodności są respektowane nie tylko w kraju, ale i w innych państwach. Dzięki międzynarodowym umowom, certyfikaty wydane przez polskie akredytowane jednostki są uznawane w całej UE i w wielu krajach na świecie. Firmy korzystające z akredytowanych badań, audytów czy certyfikacji mogą więc łatwiej sprzedawać produkty i usługi za granicą.
Zalety dla klientów i instytucji
- Pewność rzetelności otrzymywanych dokumentów.
- Brak konieczności powtarzania badań czy certyfikacji.
- Korzystanie z usług kompetentnych i sprawdzonych wykonawców.
- Oszczędność czasu i pieniędzy.
- Lepsza ochrona interesu publicznego, np. zdrowia i bezpieczeństwa konsumentów.
Częste pytania i mylne przekonania o akredytacji
Czy każda jednostka certyfikująca musi mieć akredytację?
W Polsce akredytacja jest na ogół dobrowolna. Jeśli jednostka działa w obszarze, gdzie nie jest wymagane prawem potwierdzenie oznaczenia CE, nie musi mieć akredytacji. Jednak akredytacja świadczy o jakości i jest często wymagana przez klientów czy w przetargach publicznych. W przypadkach obowiązkowej oceny zgodności (np. certyfikacja CE), jednostka musi być “notyfikowana”, a to wymaga uzyskania akredytacji.
Akredytacja a notyfikacja – czym się różnią?
Akredytacja to potwierdzenie kompetencji przez odpowiedni organ krajowy (w Polsce jest nim PCA). Notyfikacja to natomiast wyznaczenie przez państwo członkowskie UE jednostki uprawnionej do przeprowadzania wymaganej przez prawo unijne oceny zgodności. Jednostka notyfikowana dostaje specjalny numer, jej dane widnieją w rejestrach Komisji Europejskiej. Notyfikacja jest możliwa, jeśli wcześniej jednostka uzyskała akredytację.
| Akredytacja | Notyfikacja |
|---|---|
| Potwierdza kompetencje | Upoważnia do obowiązkowej oceny zgodności |
| Nadawana przez PCA | Nadawana przez administrację państwową, zgłaszana do UE |
Co daje akredytacja klientowi?
Dla klienta akredytacja w praktyce oznacza:
- Współpracę z dobrze przygotowanym, sprawdzonym personelem,
- Gwarancję, że procesy są prowadzone zgodnie ze standardami i dobrymi praktykami,
- Używanie właściwego, sprawdzonego sprzętu,
- Pewność obiektywności i niezależności,
- Możliwość wykorzystania uzyskanych wyników na rynku krajowym i międzynarodowym.
Dzięki temu klient może być spokojny, że oferta firmy akredytowanej jest wysokiej jakości i spełnia określone wymagania. To także sposób na uniknięcie dodatkowych kosztów, błędów i niepewności.
