Akt poświadczenia dziedziczenia

Co to jest akt poświadczenia dziedziczenia?

Akt poświadczenia dziedziczenia to ważny dokument przygotowywany przez notariusza w sprawach spadkowych. Określa on, kto jest spadkobiercą po zmarłej osobie oraz jakie części spadku przysługują poszczególnym osobom. Wskazuje także, komu przysługują tzw. zapisy windykacyjne, jeśli takie były zapisane przez spadkodawcę. Notarialne potwierdzenie dziedziczenia upraszcza i przyspiesza wszelkie formalności związane z przyjęciem spadku.

Instytucja tego aktu została wprowadzona w 2009 roku jako prostsza, szybsza droga formalnego ustalenia dziedziczenia zamiast procedury sądowej. Spadkobiercy mogą ją wybrać, jeśli są zgodni odnośnie osób dziedziczących oraz ich udziałów. Taki dokument ma taką samą moc prawną jak postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku wydane przez sąd.

Kto wystawia akt poświadczenia dziedziczenia?

Akt poświadczenia dziedziczenia może przygotować i podpisać wyłącznie notariusz. Dzięki temu cała procedura – od sporządzenia protokołu po rejestrację dokumentu – odbywa się w kancelarii notarialnej. Po sporządzeniu aktu notariusz rejestruje go w specjalnym Rejestrze Spadkowym.

Notariusz działa niezależnie, sprawdza przedstawione dokumenty oraz ustala listę osób uprawnionych do dziedziczenia na podstawie przepisów albo testamentu (oprócz testamentów szczególnych, np. ustnych). Sam podział majątku czy skład spadku spadkobiercy ustalają osobno – jeśli się nie dogadają, mogą wystąpić do sądu w tej sprawie.

Porównanie: akt poświadczenia dziedziczenia a postanowienie sądu

Oba dokumenty potwierdzają nabycie spadku, ale różnią się procedurą. Postanowienie sądu wydawane jest w trakcie postępowania sądowego, które bywa długie, szczególnie gdy rodzina się nie zgadza. Akt poświadczenia dziedziczenia to rozwiązanie dostępne w kancelarii notarialnej, wymaga zgody wszystkich spadkobierców. Jeśli dochodzi do sporów, dokument wydaje wyłącznie sąd. Zarejestrowany akt ma taką samą ważność jak orzeczenie sądu.

Kiedy można sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia?

Jest to możliwe, jeśli wszyscy spadkobiercy się zgadzają co do tego, kto dziedziczy i jakie kto ma udziały, zarówno przy dziedziczeniu ustawowym, jak i na podstawie testamentu (z wyjątkiem testamentów szczególnych). Sporządzenie aktu nie jest możliwe, jeśli wśród spadkobierców są osoby niepełnoletnie – wtedy koniecznie trzeba iść do sądu.

Notariusz wystawia akt tylko w przypadku osób, które miały numer PESEL, więc nie można tego zrobić dla osób zmarłych przed 1 lipca 1984 roku. Dokumentu tego nie wystawia się też, jeśli sprawa spadkowa została już potwierdzona przez inny akt, europejskie poświadczenie lub postanowienie sądowe.

Jakie są wymagane dane i dokumenty do aktu poświadczenia dziedziczenia?

Aby notariusz mógł przygotować akt poświadczenia dziedziczenia, trzeba zgromadzić potrzebne dane osobowe oraz dokumenty.

Dane osobowe i obecność osób uprawnionych

Do sporządzenia aktu potrzebne są dane wszystkich potencjalnych spadkobierców: imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, stan cywilny, adres zamieszkania i adres do doręczeń, dane dokumentu tożsamości (rodzaj, numer, ważność, urząd wydający) oraz obywatelstwo. Przy przygotowaniu protokołu dziedziczenia konieczna jest obecność wszystkich spadkobierców ustawowych i testamentowych, a także osób, którym spadkodawca przyznał zapisy windykacyjne. Wszyscy obecni muszą wyrazić zgodę na przeprowadzenie tej procedury.

Jest możliwe przeprowadzenie czynności w tzw. trybie sukcesywnym – oświadczenia można złożyć przed różnych notariuszy lub nawet przed konsulem za granicą, ale każda zainteresowana osoba musi wyrazić zgodę.

Potrzebne dokumenty do aktu poświadczenia dziedziczenia

Podstawowe dokumenty to:

• Odpis aktu zgonu spadkodawcy
• Zaświadczenie o nadaniu numeru PESEL zmarłego
• Odpisy aktów stanu cywilnego spadkobierców (np. akty urodzenia, małżeństwa)
• Testamenty, jeśli były sporządzone
• Numery ksiąg wieczystych nieruchomości wchodzących w skład spadku
• Możliwe inne dokumenty, np. umowy o zrzeczenie się dziedziczenia

Kiedy notariusz oddala sprawę?

Notariusz nie może wydać aktu, gdy:

• Nie są obecni wszyscy możliwi spadkobiercy lub nie wyrażą oni zgody
• Są poważne wątpliwości w kwestii spadkobiercy, udziałów lub jurysdykcji polskiej
• Osoba zmarła przed 1 lipca 1984 roku
• Wydano wcześniej akt poświadczenia dziedziczenia, europejskie poświadczenie spadkowe lub postanowienie sądu
• Toczy się postępowanie o stwierdzenie nabycia spadku

Jak wygląda procedura w kancelarii notarialnej?

Cała procedura jest dość prosta i odbywa się w kancelarii notarialnej w kilku krokach.

Etapy – krok po kroku

1. Umówienie wizyty w kancelarii i przekazanie wymaganych dokumentów
2. Wyznaczenie terminu spotkania, na które muszą przyjść wszystkie osoby uprawnione
3. Sporządzenie protokołu dziedziczenia przez notariusza przy obecności wszystkich osób
4. Sporządzenie właściwego aktu poświadczenia dziedziczenia podczas tego samego spotkania (po wcześniejszym otwarciu i ogłoszeniu testamentu, jeśli istnieje)

Znaczenie protokołu dziedziczenia

Protokół dziedziczenia to pierwszy, niezbędny dokument przygotowywany przez notariusza. W protokole spisywane są wszystkie okoliczności dotyczące spadku i spadkobierców, m.in. dane osób, informacje o testamentach, oświadczenia spadkobierców o przyjęciu lub odrzuceniu spadku oraz inne ważne informacje. Na jego podstawie notariusz określa, kto i w jakiej części nabywa spadek.

Obowiązki notariusza po sporządzeniu aktu

• Niezwłoczne zarejestrowanie aktu poświadczenia dziedziczenia w centralnym Rejestrze Spadkowym
• Poinformowanie sądu wieczystoksięgowego, jeśli w spadku są nieruchomości
• Przekazanie dokumentów do urzędu skarbowego (notariusz nie zgłasza nabycia spadku w kwestiach podatkowych – to obowiązek spadkobierców)

Koszty aktu poświadczenia dziedziczenia

Koszt aktu składa się z kilku elementów i zależy od sytuacji.

Jakie opłaty trzeba ponieść?

• Taksa notarialna za sporządzenie protokołu, aktu poświadczenia dziedziczenia oraz ewentualnych pozostałych czynności
• Podatek VAT (23%) naliczany do każdej usługi notarialnej
• Opłata za wypisy aktu (liczona za każdą rozpoczętą stronę)
• Opłata za wpis do Rejestru Spadkowego
• Możliwy podatek od spadków i darowizn (zgłaszany samodzielnie przez spadkobierców w urzędzie skarbowym)

Co wpływa na wysokość tych opłat?

Co zrobić z aktem poświadczenia dziedziczenia?

Posiadanie aktu to dopiero jeden z etapów uporządkowania spraw spadkowych. Spadkobiercy muszą wykonać kolejne czynności.

Jakie działania podjąć dalej?

• Zgłosić nabycie spadku do odpowiedniego urzędu skarbowego (termin i wysokość ewentualnego podatku zależy od wartości spadku i stopnia pokrewieństwa)
• Używać aktu przy załatwianiu innych spraw, np. przejmując rachunki bankowe lub inne składniki majątku

Zmiany w księgach wieczystych i innych rejestrach

• Gdy spadek obejmuje nieruchomości – złożyć wniosek o zmianę właściciela w wydziale ksiąg wieczystych, dołączając wypis aktu i potwierdzenie opłaty sądowej
• Podobnie należy zawiadomić odpowiednie urzędy przy innych składnikach majątku, np. samochodach
• Choć notariusz zgłasza zmianę właściciela do sądu, to formalny wniosek o wpis musi złożyć spadkobierca

Najczęstsze pytania o akt poświadczenia dziedziczenia

Pojawiają się pewne pytania, które zadaje większość zainteresowanych tym dokumentem.

Czy jest termin na sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia?

Nie ma ustawowego terminu na przeprowadzenie sprawy spadkowej po śmierci bliskiego – akt można sporządzić nawet po kilku latach.

Jednak ważne: w ciągu 6 miesięcy od dnia, gdy dowiesz się, że nabywasz spadek, masz czas na złożenie oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku (przyjmujesz wtedy spadek wprost, z dobrodziejstwem inwentarza lub odrzucasz). Jeśli nie złożysz takiego oświadczenia, spadek uznaje się za przyjęty z dobrodziejstwem inwentarza. Notariusz przy protokole dziedziczenia może przyjąć Twoje oświadczenie w tej sprawie.

Kiedy sprawa należy do sądu, a kiedy do notariusza?

Gdy wszyscy spadkobiercy są zgodni co do podziału dziedziczenia, a wśród dziedziczących nie ma osób niepełnoletnich, łatwiej i szybciej załatwić sprawę u notariusza. Jeśli występuje jakikolwiek spór – np. co do treści testamentu, udziałów lub listy spadkobierców – akt poświadczenia dziedziczenia jest niemożliwy i sprawą zajmuje się sąd. Sąd musi też prowadzić sprawę, jeśli spadkobiercy są niepełnoletni.